Preciso fazer um evento online, e agora?

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Se você viveu 2020, com certeza participou de algum dos muitos eventos online que funcionaram como uma excelente alternativa para o isolamento social obrigatório. Empresas e profissionais tiveram de redefinir seus planejamentos ainda no primeiro trimestre, colocando no centro das estratégias a realização de eventos do tipo. 

Quem não havia planejado um evento online até então, foi surpreendido com a força das “lives” e de outras experiências em ambientes digitais, e acabou adaptando o que inicialmente foi previsto para acontecer presencialmente. 

Passados esses meses de experiência (e muita mão na massa), é hora de finalmente tirar as lições de como melhor fazer essa adaptação.

O evento online é uma mídia distribuída pela internet usando tecnologias como streaming, on demand e transmissão ao vivo. Pode ser transmitido em tempo real ou a partir da liberação de acesso de um conteúdo já gravado e restrito


O que levar em conta

Saber criar um evento online é muito importante para que seu objetivo seja cumprido e, para isso, é preciso pensar sobre os modelos possíveis (webinar, jornada de conteúdo, “live”, curso online), as melhores plataformas e ferramentas de transmissão, cronograma e, claro, sobre o seu público-alvo.

Os participantes do seu evento precisam estar no mais alto grau de importância do seu planejamento. Aqui, a lógica aqui é simples: se a pessoa não consegue acessar a sala online, o board digital ou  qualquer ferramenta tecnológica prevista no curso/evento, ela não conseguirá entender nem absorver nada do conteúdo.

Por isso, é difícil garantir que toda experiência prevista inicialmente para o formato presencial possa ser adaptada para o online. Enquanto responsáveis pela organização do evento, a busca deve ser uma transição que abranja alguns pontos focais do evento. O requisito é editar, priorizar e balancear o conteúdo central de forma que ele seja repassado para os participantes integralmente, mas em outro formato.

Nesse esforço, devemos ter em mente que o mundo online funciona de uma forma diferente da offline: cinco horas no offline não se traduzem nas mesmas cinco horas no online;  um networking também não funciona da mesma forma nos dois ambientes – e nada disso significa que não possam ser feitos.

facilitathon


Distanciamentos e aproximações

Diferente do presencial, o online traz um conjunto enorme de possibilidades. Se fisicamente podemos reunir 200 pessoas, no online podemos juntar esse mesmo quantitativo, com as pessoas estando em diferentes lugares do mundo. Apesar de num evento online esse quantitativo limitar a possibilidade de um check-in tradicional, com a fala de todos os participantes, há como ainda assim tornar o evento customizado e pessoal. Para o check in, especificamente, há como contemplar todos com um simples check-in via enquete do Zoom, por exemplo.

Outro ponto importante é que estar online não significa necessariamente estar ao vivo. O online traz a possibilidade de eventos síncronos e assíncronos, ou seja, momentos em que, sim, todos estão online ao vivo ao mesmo tempo (síncronos) e outros em que há uma tarefa a ser entregue no ambiente online, mas que cada um pode fazer no seu tempo (assíncrono). Nesse sentido, uma pergunta vital para a organização é: meu evento requer que todas as pessoas estejam online ao mesmo tempo? Ou consigo dar um direcionamento para que a atividade possa ser feita e depois entregue online?

Assim como no presencial, a experiência do participante deve ser priorizada. Já demos algumas dicas sobre engajamento aqui, mas o fundamental é checar se a pessoa está entendendo muito mais recorrentemente do que faríamos no mundo offline. Use enquetes, convide as pessoas a usarem o chat, coloque o participante em uma posição ativa durante a sessão.

A avaliação sobre se o evento foi ou não bem-sucedido virá sempre da combinação de duas percepções: a nossa própria, enquanto organizadores, e a das pessoas que participaram. Formulários de feedback específicos são a forma de saber e perguntar aos participantes sobre o sucesso efetivo do evento.

Assim como tudo na vida, fazer um evento online tem prós e contras. É chegada a hora de potencializar os pontos positivos do online e adaptá-lo ao seu contexto!